¿Quién se lee un acta? Yo no.
Pues así es. Durante mi vida profesional he realizado muchas actas, pero creo no haberme leído ninguna posteriormente, y si me la he leído era por obligación.
Desde hace unos años, tomo apuntes visuales o actas visuales en las reuniones, sketchnoting para los locos del Visual Thinking.
Se trata de coger apuntes visuales teniendo en cuenta los siguientes puntos:
· Que se recojan los principales puntos de la reunión, las conclusiones y las decisiones que se han tomado.
· Que esté únicamente recogido en una hoja (todo un reto para algunas reuniones, pero muy efectivo para que nuestro cerebro quite la “paja”).
· Utilizar iconos/dibujos/símbolos sencillos entendidos por todos/as. Aquí es importante que utilices el primer dibujo que te aparezca en la mente, porque seguramente sea el mas compartido. *Un truco: consensua algunos iconos con tu equipo para que cuando se vea ese icono en el acta sepamos todos qué es.
· Tener un buen equilibrio entre el dibujo y la palabra. En esta modalidad de la facilitación gráfica (las actas visuales) hay en ocasiones más información escrita que dibujos. Es normal, hay algunos acuerdos o decisiones que necesitan ser tomados literalmente. Pero cuida esto, que no se te vaya la mano con la escritura.
· Usa el color como elemento de guía: si hay varios puntos, colorea el número con el mismo color. Intenta que tus actas mantengan los mismos colores para conceptos relacionados, eso hará que de un vistazo, a largo plazo la gente entienda y asimile las actas a la perfección.
· Digital o analógica, cualquiera vale: La puedes hacer en papel y hacerle una foto y enviarla al grupo o en una tablet de cualquier marca.
· Mantenla a la vista: Si la imprimes y la cuelgas, cuando los aprendizajes del equipo sean muy poderosos o haya cambios que haya que implantar, servirá de recordatorio.
No desesperes. Las primeras actas visuales que hagas tendrán demasiada información y tal vez les falten estructura, pero si en cada reunión que realizas tomas un acta visual, entrenarás tu capacidad cerebral para priorizar la información de impacto que es relevante para tu equipo. Por supuesto, pide feedback.
Cuando tienes un acta visual es mas fácil revisarla porque es atractiva, es más corta y anclas información a través de iconos conocidos y entendidos por todos.
¿Mi consejo? Juega y diviértete. Que sea algo útil para ti primero.
¡Cuéntanos qué tal tus primeras actas visuales!
Lara Bernal.
Responsable del servicio de Visual Thinking en Izada.